Organizar uma viagem corporativa requer uma série de cuidados, não é mesmo? A gestão deve contemplar um roteiro completo que considere diversas situações possíveis, para evitar imprevistos. Pensando nisso, nós separamos algumas dicas valiosas que irão te ajudar a lidar com emergências que possam surgir no meio do caminho. Confira abaixo!
1. Planeje com o máximo de antecedência
Viagens corporativas sem planejamento são sinônimo de dor de cabeça e tudo o que nós não queremos. Não há como impedir situações de emergência e imprevistos, mas existem algumas medidas que podemos tomar para que a viagem aconteça sem grandes problemas.
Uma delas é fazer um bom planejamento, reservar passagens e hotel antecipadamente, organizar uma planilha com a média de gastos para despesas diárias, entre outras medidas. Isso vai garantir, por exemplo, que você não saia do orçamento e fique sem dinheiro para realizar atividades essenciais, como deslocamento e alimentação.
2. Monitore todas as atividades
Tanto o funcionário designado para a viagem quanto a empresa devem seguir à risca o roteiro pré-estabelecido. Monitorar horários e atividades garante mais segurança e um roteiro bem detalhado é uma ótima forma de otimizar tempo e focar 100% no objetivo da viagem.
3. Contrate um seguro de viagem
Precisar de atendimento médico, perder a bagagem ou ter que antecipar o retorno são situações relativamente comuns em viagens. É nessas horas que percebemos a importância de contratar um seguro de viagem, pois é uma ótima opção para que você possa embarcar tranquilo e ter a segurança de que uma equipe especializada irá te auxiliar na hora de lidar com possíveis incidentes.
4. Tenha um canal de comunicação eficaz
Poucas coisas são tão angustiantes quanto tentar se comunicar com alguém que está viajando e não conseguir, não é verdade? Por isso, ao viajar a trabalho, você deve se certificar de que os canais de comunicação com a empresa sejam eficazes, para que troquem atualizações em tempo real de como a viagem está prosseguindo.
É importante, por exemplo, manter o celular sempre carregado, e, caso você não possa atender chamadas em algum momento, comunique aos seus colegas previamente.
5. Pesquise sobre o local de destino
Ir para um lugar desconhecido é sempre um desafio, e, para evitar surpresas desagradáveis pelo caminho, é preciso pesquisar o máximo que conseguir sobre o destino da viagem. Isso é essencial para que você não se sinta perdido, conseguindo lidar melhor com situações de emergência que possam ocorrer.
6. Elabore uma política de viagens
A política de viagens é a estruturação de uma série de regras padronizadas que as empresas devem criar para garantir que a viagem corporativa seja feita de forma responsável, segura e dentro dos limites de gastos permitidos.
7. Conte com uma agência de viagens
Ter uma empresa especializada em viagens te assessorando é essencial para que tudo ocorra como planejado, pois além da experiência para lidar com viagens, a agência que te prestará consultoria conta com uma equipe a postos 24 horas por dia, para ajudar em todos os momentos, desde o planejamento até a estadia e o retorno. É exatamente isso que a Conextravel oferece!
Nós podemos auxiliar sua empresa no processo de gestão de viagens corporativas, garantindo todos os cuidados necessários. Entre em contato conosco para mais informações.
