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Organizar uma viagem corporativa requer uma série de cuidados, não é mesmo? A gestão deve contemplar um roteiro completo que considere diversas situações possíveis, para evitar imprevistos. Pensando nisso, nós separamos algumas dicas valiosas que irão te ajudar a lidar com emergências que possam surgir no meio do caminho. Confira abaixo!
1. Planeje com o máximo de antecedência
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Viagens corporativas sem planejamento são sinônimo de dor de cabeça e tudo o que nós não queremos. Não há como impedir situações de emergência e imprevistos, mas existem algumas medidas que podemos tomar para que a viagem aconteça sem grandes problemas.
Uma delas é fazer um bom planejamento, reservar passagens e hotel antecipadamente, organizar uma planilha com a média de gastos para despesas diárias, entre outras medidas. Isso vai garantir, por exemplo, que você não saia do orçamento e fique sem dinheiro para realizar atividades essenciais, como deslocamento e alimentação.
2. Monitore todas as atividades
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Tanto o funcionário designado para a viagem quanto a empresa devem seguir à risca o roteiro pré-estabelecido. Monitorar horários e atividades garante mais segurança e um roteiro bem detalhado é uma ótima forma de otimizar tempo e focar 100% no objetivo da viagem.
3. Contrate um seguro de viagem
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Precisar de atendimento médico, perder a bagagem ou ter que antecipar o retorno são situações relativamente comuns em viagens. É nessas horas que percebemos a importância de contratar um seguro de viagem, pois é uma ótima opção para que você possa embarcar tranquilo e ter a segurança de que uma equipe especializada irá te auxiliar na hora de lidar com possíveis incidentes.
4. Tenha um canal de comunicação eficaz
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Poucas coisas são tão angustiantes quanto tentar se comunicar com alguém que está viajando e não conseguir, não é verdade? Por isso, ao viajar a trabalho, você deve se certificar de que os canais de comunicação com a empresa sejam eficazes, para que troquem atualizações em tempo real de como a viagem está prosseguindo.
É importante, por exemplo, manter o celular sempre carregado, e, caso você não possa atender chamadas em algum momento, comunique aos seus colegas previamente.
5. Pesquise sobre o local de destino
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Ir para um lugar desconhecido é sempre um desafio, e, para evitar surpresas desagradáveis pelo caminho, é preciso pesquisar o máximo que conseguir sobre o destino da viagem. Isso é essencial para que você não se sinta perdido, conseguindo lidar melhor com situações de emergência que possam ocorrer.
6. Elabore uma política de viagens
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A política de viagens é a estruturação de uma série de regras padronizadas que as empresas devem criar para garantir que a viagem corporativa seja feita de forma responsável, segura e dentro dos limites de gastos permitidos.
7. Conte com uma agência de viagens
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Ter uma empresa especializada em viagens te assessorando é essencial para que tudo ocorra como planejado, pois além da experiência para lidar com viagens, a agência que te prestará consultoria conta com uma equipe a postos 24 horas por dia, para ajudar em todos os momentos, desde o planejamento até a estadia e o retorno. É exatamente isso que a Conextravel oferece!
Nós podemos auxiliar sua empresa no processo de gestão de viagens corporativas, garantindo todos os cuidados necessários. Entre em contato conosco para mais informações.