Você sabe por que é importante fazer um relatório de viagem corporativa? Ele nada mais é do que um documento que o profissional que deve apresentar à empresa para a prestação de contas. É por meio dessa documentação que o funcionário descreve todos os seus gastos durante uma viagem de trabalho.
Além da utilidade de registrar e formalizar os dados da viagem, o relatório apresenta muitas outras vantagens para a empresa. Entenda melhor a seguir por que vale a pena adotar esse protocolo!
Relatório de viagem corporativa: qual é a importância?
Como já ressaltamos, o relatório de viagem corporativa pode ser uma ferramenta muito útil para qualquer empresa. Imagine que sua companhia tenha aumentado o número de viagens a trabalho para outras localidades. Certamente, ela terá uma série de gastos com passagens aéreas, hospedagens, alimentação, transporte, e muitos outros. Quando não bem administrados, podem prejudicar o orçamento do seu negócio.
Considerando que as viagens corporativas podem gerar novas parcerias e contratos para a sua empresa, vale a pena investir nas despesas de deslocamento. Mas, por não ser possível ter certeza dos valores gastos, você também não terá a exata noção do impacto que isso pode provocar ao orçamento da sua empresa. Por isso é tão importante o relatório de viagens corporativas!
Quais são as vantagens?
Confira as principais vantagens que o relatório de viagens pode oferecer para a sua empresa:
Análise de gastos
A partir das informações do relatório de viagem, você consegue ter um maior controle sobre os gastos e ganhos deste deslocamento. Isso pode te ajudar a analisar se as despesas para os eventos externos cabem ou não no seu orçamento naquele momento.
Decisões mais assertivas
O relatório de viagens também pode te ajudar a tomar decisões mais positivas para a sua administração. Por quê? Ao colocar na balança as despesas e os ganhos com uma viagem, é possível avaliar os resultados desse investimento e decidir se tal deslocamento vale a pena ser feito novamente.
Por exemplo: se a área de tecnologia está considerando participar de um evento que reúne grandes nomes do setor, caso ela já tenha participado antes, você pode analisar os resultados obtidos a partir do relatório, determinando se aquela decisão é benéfica ou não.
Mais organização financeira
Como já vimos, um evento externo pode produzir muitos gastos, além de gerar diversas informações e documentos, como é o caso das notas fiscais. Com um relatório, todas essas informações ficam em um só lugar, otimizando o trabalho de organização financeira e diminuindo os retrabalhos. Ao optar pelo relatório, esses dados podem ser acessados de forma mais fácil e rápida.
Reduz gastos desnecessários
O controle financeiro das viagens a trabalho é muito útil para evitar gastos desnecessários. Ao saber da apresentação do relatório, a sua equipe também estará mais atenta aos limites de despesas da sua corporação.
O que deve constar no relatório de viagens corporativas?
O relatório de viagem pode apresentar várias informações. Veja algumas delas:
1. Objetivo: determine um objetivo que justifique o seu investimento para aquela viagem.
2. Despesas: passagem aérea (data de emissão, número da reserva, trecho da viagem, valores e tributos), hospedagem (tipo, endereço, data de entrada e da saída), seguro viagem (nome da seguradora, tipo de cobertura e seguro) e outras despesas (alimentação, material de trabalho, entre outros pequenos gastos).
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