As viagens corporativas são uma consequência do avanço tecnológico, uma vez que o mundo dos negócios, hoje, tomou proporções muito maiores. Uma empresa pode ser brasileira, mas manter relações empresariais com parceiras estrangeiras. Além disso, muitas empresas viajam para analisar uma possível abertura de filiais em países diferentes, por exemplo.
Por isso, planejar e organizar viagens corporativas é muito importante. E para que a viagem aconteça da melhor maneira possível é essencial contar com uma agência que faça este planejamento, garantindo que tudo funcione.
Hoje vamos te explicar um pouco sobre o que é uma viagem corporativa e qual a importância de contar com uma empresa especializada.
O que é uma agência de viagem corporativa?
Quase todos os negócios envolvem viagens para encontrar clientes, promover reuniões e fechar contratos. Estas viagens são muito importantes para a empresa, por isso, precisam ser bem planejadas para que o objetivo seja alcançado. Este processo exige não só atenção, mas também muito planejamento.
Como as empresas já estão muito ocupadas com suas transações, o ideal é passar esta responsabilidade para uma agência de viagens corporativas. Uma agência deste tipo é uma empresa especializada no assunto, que acaba ficando responsável por toda a parte burocrática da viagem. Ou seja, é a agência quem faz as reservas de passagens e hotéis, por exemplo, entre outras tarefas.
Como economizar em viagens corporativas?
Sempre há caminhos para tornar uma viagem mais econômica. Para isso, você pode começar seguindo as dicas abaixo:
- Encontre passagens com descontos: para isso faça buscas em sites e aplicativos;
- Estabeleça regras: determinar com antecedência o que pode e o que não pode ser feito é uma ótima dica para economizar;
- Estabeleça um regulamento para sua viagem corporativa: inclua os objetivos da viagem dentro deste regulamento, mantendo tudo de maneira organizada;
- Contrate um seguro-viagem: este ponto não pode ficar de fora porque é responsabilidade da empresa garantir a segurança dos seus colaboradores em viagens de negócios;
- Determine um valor X para toda a viagem: coloque no papel os valores de itens como alimentação, transporte e diárias de hotéis. Assim você evita que gastos extras surjam, extrapolando o orçamento;
- Converse com a equipe: conversar com a equipe e informá-los sobre a necessidade de economizar durante a viagem é essencial;
- Escolha o hotel de maneira estratégica: opte por hotéis próximos ao local onde a equipe irá trabalhar. Assim, é mais fácil economizar com transporte.
Além disso, utilizar aplicativos de transporte pode ser mais econômico que alugar carros.
Como fazer uma viagem para o exterior?
Antes de tudo confira os seguintes pontos com cada um dos colaboradores que farão a viagem:
- Passaporte;
- Confira se o destino exige outros documentos, como visto e cartão de vacinação;
- O já citado seguro de viagem;
- Cartão de vacinas;
- Verifique as taxas de câmbio;
- Fique atento ao fuso horário;
- Monte um planejamento com um roteiro de todos os lugares que serão visitados. Assim você evita ter que decidir na hora, o que pode causar muita confusão, principalmente se você não domina a língua do país.
A Conextravel é uma agência de viagens corporativas com vasta experiência de mercado. Além da paixão pelo trabalho, contamos com uma equipe especializada no setor de turismo, promovendo o controle dos gastos de cada viagem.
Assim, conseguimos manter o controle por meio da tecnologia, com alcance global, levando clientes para diversas partes do mundo, contando também com uma excelente infraestrutura. Entre em contato e saiba mais sobre nossos serviços.
Saiba mais: Dicas para você se preparar para uma viagem corporativa
