Uma das preocupações dos colaboradores em relação a viagens a trabalho é a prestação de contas. Pensando nisso, nós da Conextravel preparamos este texto com as melhores práticas para prestar contas de viagens corporativas. Confira!
Monte um planejamento
Se você ainda não parou para planejar tudo sobre a realização de viagens corporativas dentro da sua empresa, faça isso assim que puder. Coloque no papel quem ficará responsável por essa função e defina o valor limite que irá investir.
Tenha uma reserva destinada a viagens corporativas
Comece a criar uma reserva com a finalidade de destinar às viagens. A partir do planejamento da viagem, é possível entender qual valor será gasto. Por isso, é essencial se preparar para esses custos com antecedência.
Preveja possíveis gastos extras
Imprevistos sempre podem acontecer. Considere, por exemplo, a possibilidade de o seu colaborador precisar passar por outra cidade antes de chegar ao seu destino final.
Pense em parcerias
Se a sua empresa costuma viajar com frequência para um mesmo destino, o ideal é pensar em formas econômicas de realizar essas viagens. Você pode, por exemplo, contratar serviços de alguma empresa da cidade do destino ou fazer algum tipo de parceria. Com toda certeza isso diminuirá alguns gastos.
Estratégias de controle
Pode não parecer, mas não é incomum que os viajantes percam suas notas fiscais durante a viagem. E quando isso acontece, fica ainda mais difícil calcular os gastos totais e prestar contas. Por isso, você pode combinar com o colaborador para ele dividir planilhas ou até mesmo usar aplicativos que possam te ajudar a manter o controle desses gastos, evitando custos acima do orçamento, além da perda de notas.
Grupos de avaliação
Uma equipe especializada sempre fará uma boa avaliação das suas viagens. Por mais que não pareça, algumas viagens podem ocorrer de forma desnecessária. Sendo assim, é importante avaliar se a viagem realmente será relevante para a empresa e esse é o papel de uma agência voltada ao mundo de viagens corporativas.
Contrate uma empresa especializada
Às vezes, a empresa não consegue dar conta da administração de viagens corporativas por estar com muitas tarefas rotineiras do trabalho. Em casos assim, ter uma agência especializada faz toda a diferença. Uma boa empresa dará todo o auxílio ao controle de viagens da empresa, e futuramente, pode contribuir muito com economia de gastos.
Como buscar ajuda?
A Conextravel está no mercado há mais de 20 anos ajudando empresas a manterem o ambiente de trabalho mais saudável ao realizar viagens corporativas. Por isso, oferecemos atendimento de qualidade, com profissionais qualificados para desenvolver esses serviços. Com foco no cliente, nosso objetivo é contribuir com a redução de custos nas viagens.
Se a sua empresa possui uma demanda grande de viagens a trabalho e precisa de ajuda para cortar gastos, entre em contato. Comece agora mesmo a planejar suas políticas de viagens a trabalho e preparar a sua equipe!
