As viagens corporativas estão presentes em quase todas as empresas, sejam pequenas, médias ou grandes. Isso porque essas viagens a trabalho estão cada vez mais comuns e sendo mais necessárias, pois a necessidade de trazer novidades, expandir a empresa e capacitar os funcionários é indispensável para que se tenha o crescimento planejado.
Por isso, as empresas estão sempre se adaptando e pensando em novas maneiras de investir no futuro da organização sem que gere gastos exorbitantes ou até mesmo prejuízo para a firma.
Mas, como se preparar para viagens corporativas?
Apesar de comum, uma viagem corporativa precisa de uma boa preparação. Afinal, espera-se que esse investimento traga retorno para a empresa. Então, quando se decide o destino e o motivo da viagem é preciso informar sempre ao funcionário que ele precisará viajar e também o teto de gastos disponível para aquele compromisso.
Após isso, é preciso reservar hotel e também as passagens aéreas (se necessário, claro) com antecedência, com o objetivo de garantir um melhor preço e, consequentemente, uma maior economia. Além disso, é preciso, antes do funcionário sair, avisá-lo sobre a política da empresa.
Sobre a política da empresa
Toda empresa deve ter uma política de viagens específica que deve ser informada aos funcionários antes que a viagem aconteça. Dessa forma, evita-se constrangimentos, gastos desnecessários e também possíveis confusões. É importante que a firma esteja sempre atualizando essas normas com a finalidade tornar cada vez mais confortável e econômica essas viagens corporativas.
Como calcular as despesas de viagens corporativas?
As viagens corporativas exigem muita atenção, especialmente na hora de calcular as despesas da viagem. Por isso, a política da empresa e o teto de gastos são essenciais, pois as viagens a trabalho, quando não são bem planejadas, podem acabar ultrapassando os limites e causando prejuízos.
Mas, como calcular as despesas de viagens a trabalho de maneira clara e objetiva?
1. Determine os gastos fixos das viagens
Comece, de fato, pelo começo. Veja quais são os gastos fixos e indispensáveis da viagem, como, por exemplo, hospedagem, seguro viagem, alimentação e transporte. Sabendo esses valores médios já se tem uma ideia do quanto sobrará para as demais atividades.
2. Tenha um média de gastos
Viagem gasta muito, não seria diferente com as viagens corporativas. Por isso, estabelecer uma média dos gastos fixos e móveis é uma forma de tentar economizar e não ter prejuízo.
3. Estabeleça uma média de gastos diários
Estabelecer uma meta para os gastos diários é uma boa forma de lidar com possíveis imprevistos, pois, dessa forma, o colaborador pode utilizar mecanismos para economizar na hora de escolher um local para almoçar, por exemplo.
4. Faça uso do self booking!
O self booking é uma das melhores formas das empresas economizarem durante uma viagem corporativa. Por ser uma ferramenta 100% digital, o self booking permite que tanto o colaborador como a empresa tenham acesso a uma planilha de gastos, inserindo desde as notas fiscais até realizar o planejamento completo da viagem.
A adoção do self booking nas viagens a trabalho permite uma melhor clareza e comunicação entre trabalhador e empresa, pois as alterações podem ser feitas na hora. Além disso, o setor financeiro da empresa pode acompanhar tudo em tempo real, estabelecendo um limite e interferindo se for necessário.
Sem contar que é uma plataforma segura e que dá autonomia para que a viagem seja realizada sem estresse. E para te ajudar nesse processo, a Conextravel está a postos para trabalhar com sua empresa. Há mais de vinte anos no mercado, nós temos como principal objetivo ajudar sua organização a reduzir os custos operacionais com essas viagens, de forma segura e transparente. Entre em contato conosco!
