Em função da pandemia, empresas dos mais diversos setores precisaram se adaptar nos últimos meses. Quem tem que fazer viagens corporativas também está passando por mudanças e várias tendências já estão sendo implementadas, como mostramos aqui. Se antes a busca por mais economia já era uma constante, agora isso se tornou imprescindível.
Com menos viagens podendo ser feitas e redução nos ganhos por conta dos impactos da Covid-19, empresas estão priorizando medidas que geram a maior economia possível e isso inclui o planejamento de viagens a trabalho. Por isso, é essencial saber como ter ainda mais economia nas próximas viagens de seus colaboradores.
Veja como ter mais economia em viagens corporativas
1. Planejamento antecipado
A primeira etapa para economizar é algo bem básico: planejar. Se você conseguir fazer isso com antecedência, melhor ainda. A organização deve levar em conta uma série de fatores que podem afetar os gastos, incluindo os objetivos de cada viagem, a quantidade de pessoas que precisam se deslocar, o número de dias para realizar todas as atividades, as possibilidades de transporte, os riscos e os cuidados com segurança, como gastos com álcool em gel, máscara e outros itens indispensáveis, além da contratação de um seguro.
O ideal é que o planejamento envolva tanto o colaborador que deve viajar quanto seu gestor e alguém responsável pela parte financeira, além da consultoria de uma agência com expertise para auxiliar no processo, como a Conextravel.
2. Política de despesas
Esta dica vale para agora, mas também pode continuar após a crise passar. Se a sua organização ainda não tem uma política de despesas, está na hora de começar. Essa medida ajuda não só na economia, mas também permite evitar fraudes. Além disso, ela proporciona parâmetros mais precisos e claros para quando os funcionários precisarem gastar nas viagens.
É necessário determinar os limites de gastos e os tipos de serviços, além das despesas de passagens e outros serviços que podem ser consumidos pelos profissionais que viajarão pela sua empresa. Depois de criar essa política, seu time financeiro terá mais facilidade para controlar os gastos, a partir de uma previsão mais apurada do orçamento, podendo ainda alterar as estratégias com base nos imprevistos, sem afetar muito o resultado final.
3. Serviços alternativos
Para conseguir preços mais acessíveis, uma boa pedida é buscar serviços alternativos. Agora é a hora de reavaliar se as escolhas de sempre podem ser alteradas. Opte por quem oferece preços mais em conta, sem necessariamente cair a qualidade. A tecnologia, por exemplo, está a seu favor, e você pode recorrer a aplicativos e opções on-line sempre que puder, aumentando a segurança de todos e até economizando em alguns casos. Além disso, esse tipo de opção possibilita uma economia do tempo e menos burocracia.
4. Negociação de custos
Outra maneira de reduzir as despesas de suas viagens corporativas é tentando negociar custos de serviços. A cooperação entre empresas deve ser cada vez mais comum, afinal, todos desejam passar mais rapidamente por tempos de crise, não é mesmo?
Possíveis negociações podem ser feitas com fornecedores e outros parceiros. Isso para garantir o menor custo possível para a sua companhia. Além disso, lembre-se de conscientizar seus colaboradores para que eles tentem priorizar a redução de gastos sempre que conseguirem, utilizando o dinheiro da empresa com cautela.
Gostou das nossas dicas para ter mais economias nas próximas viagens corporativas? Entre em contato para garantir uma assistência personalizada e eficaz.
