Viagens corporativas são uma estratégia importante para o crescimento da empresa. Para tanto, sua gestão é essencial, para garantir os resultados esperados com menos gastos e riscos, afinal. Um detalhe importante nesse processo é o compliance, sobre o qual falaremos abaixo.
Garantir que o funcionário tenha todo o suporte não só demonstra o cuidado que sua empresa tem por aqueles que estão se esforçando para o crescimento da instituição, como também evita despesas adicionais em caso de emergência.
Já o colaborador será o representante integral da empresa, devendo seguir determinadas regras e comportamentos. Aqui entra a importância do compliance nas viagens corporativas.
O que é compliance?
Resumidamente, compliance é o conjunto de regras dispostas em regimento interno que seu colaborador terá que seguir. Essas regras são dispostas pela empresa, que precisa informar todos os detalhes relevantes aos profissionais, para que fiquem cientes do comportamento adequado durante uma viagem corporativa.
O compliance tem como objetivo garantir o comportamento ético e o respeito aos procedimentos legais e fiscais da empresa. Isso possibilita o respaldo jurídico em casos de problemas na viagem ou com o colaborador.
Crie uma política de viagens
Quando falamos em compliance, é importante lembrar que esse tipo de cuidado não beneficia apenas a empresa. O compliance também traz benefícios para os colaboradores envolvidos, pois eles terão indicações de como deve ser sua abordagem e seu comportamento, encaixando-se na política de viagem da empresa. Ciente de todas as diretrizes, o profissional em questão saberá exatamente o que pode e o que não pode ser feito.
Como fazer a gestão de viagens corretamente?
Quando aparecer a necessidade de uma viagem corporativa, sua empresa deve inicialmente criar as regras que serão seguidas. Isso inclui orçamento, gastos, procedimentos e até mesmo como serão apresentados os comprovantes de pagamentos em caso de gastos adicionais.
O compliance deve ser claro, objetivo e bem detalhado, para evitar dúvidas. Quanto mais informações constar no documento, mais respaldados estarão sua companhia e os funcionários que trabalham nela.
Depois de feito o regulamento, é hora de conscientizar o colaborador. Explicar não só as regras, mas por que importante que elas sejam seguidas, afinal, todos são beneficiados com a maior eficiência da empresa.
E, para que esse objetivo seja alcançado, o ideal é que essa política de viagens seja divulgada continuamente, desde a admissão do colaborador, por meio de seminários e palestras, por exemplo. Isso porque, se você deixar para instruir o colaborador momentos antes da viagem, pode ser que ele não consiga absorver todo o conteúdo ou não entenda a sua importância.
No compliance, além das diretrizes comportamentais, devem ser incluídas regras importantes para o bom andamento da viagem. É o caso de controle dos gastos, a forma como serão comprovados essas despesas e a maneira que elas serão feitas. Além disso, o compliance contempla as regras e leis do local de destino da viagem e também o objetivo e os resultados que são esperados.
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