Viagens corporativas são uma parte importante do dia a dia de empresas, independentemente do ramo de atuação, e é fundamental garantir que todas as suas etapas aconteçam sem problemas. Para te ajudar, preparamos algumas dicas para você evitar fraudes nesse tipo de situação.
As fraudes mais comuns em viagens a trabalho podem ser exemplificadas pela falta de gastos ou por informações contrastantes nas notas fiscais. Outro exemplo é quando o colaborador acrescenta gastos pessoais no pedido de reembolso. Além disso, uma situação que pode acontecer é o orçamento da empresa para aquela viagem ser extrapolado em serviços e produtos premium.
Esses problemas podem acabar comprometendo a imagem da empresa e dos seus colaboradores, resultando em uma série de conflitos internos. Por outro lado, é possível evitá-los colocando em prática algumas atitudes relativamente simples. Confira!
Criação de política de gastos e reembolsos corporativos
Uma política de gastos e reembolsos nada mais é que um documento à disposição dos colaboradores no qual estão todas as informações relevantes a respeito dos custos em relação às viagens corporativas. É fundamental que, nessa política, esteja detalhado aquilo que é considerado como gastos pessoais e gastos corporativos. Além disso, a documentação precisa definir casos em que é ou não permitido utilizar o cartão ou o carro da empresa, por exemplo.
Também é importante incluir pontos como características dos serviços que podem ser utilizados de acordo com o perfil de cada viagem e viajante, máximo de gastos, o que é coberto ou não pela empresa, entre outros itens que a companhia achar relevante. Assim, uma série de problemas e fraudes resultantes de confusão podem ser evitados. E essa política deve ser relembrada aos colaboradores sempre que forem viajar.
Clareza na comunicação com os funcionários
Além da política de gastos e reembolsos, é fundamental que a empresa tenha uma comunicação clara com os seus colaboradores. Busque saber, por exemplo, quais são as maiores necessidades deles durantes as viagens corporativas.
Ao detectar uma fraude, é necessário investigar e saber o que levou o funcionário a ter aquela atitude também, justamente pelo fato de que mal entendidos e erros acontecem. A comunicação clara entre ambas as partes gera uma relação de confiança, o que é de extrema importância.
Automatização de processos
Pode ser interessante, tanto para os colaboradores quanto para a empresa, a utilização de softwares ou sistemas ERP que automatizam os processos de reembolso em viagens, permitindo que o colaborador envie fotos dos comprovantes no momento do gasto ou que despesas nos cartões corporativos sejam acrescentadas automaticamente ao relatório.
Dessa maneira, é possível evitar perdas, ajudar o meio ambiente e permitir que a companhia tenha um controle maior dos gastos, além de automatizar os processos de análise desses documentos.
Atenção na elaboração de relatórios
Nem sempre as fraudes acontecem por má fé dos funcionários. Elas podem ser decorrentes de erros na elaboração dos relatórios de gastos. Por isso, a utilização de sistemas de automatização de processos pode facilitar o trabalho de todos e prevenir equívocos.
Contratação de empresas especializadas em viagens corporativas
Uma das melhores formas de evitar fraudes em viagens corporativas é justamente já ter uma viagem organizada dentro do orçamento disponível e com tudo organizado antecipadamente, incluindo a definição de hotéis e transporte. Isso pode ser feito a partir da contratação de empresas especializadas nesse serviço, como o que a Conextravel oferece.
Outro ponto positivo de se ter a nossa assessoria é que, durante emergências, o funcionário terá todo o suporte necessário, enquanto seus responsáveis não precisarão se preocupar. Quer saber mais sobre esses benefícios e como contratar esses serviços? Entre em contato com um dos nossos agentes de viagens.
