Em algumas empresas as viagens corporativas têm grande importância. Essa estratégia pode ser utilizada para prospectar novos clientes, para retenção dos clientes já existentes, para visitar fornecedores, e até para contato entre filiais ou matriz.
Porém, existe alguns fatores a se atentar para que as viagens corporativas não tragam prejuízos ao invés de benefícios. Nesse contexto, aplicar diretrizes para a realização dessas viagens, estipulando os seus termos e normas, vai ajudar bastante para que essa estratégia seja bem sucedida. Entenda melhor a seguir.
Política de viagens corporativas
A política de viagens corporativas é um documento que deve ser confeccionado em conjunto, entre a administração da empresa e o profissional responsável pela gestão de viagens.
Nesse documento devem constar todas as diretrizes para a viagem corporativa, tais como: orçamento, compra de passagens, gastos com transportes, deslocamentos, hospedagem, alimentação e tudo mais que a viagem corporativa pode envolver.
Quanto mais riqueza de detalhes no documento, mais a empresa se resguarda de imprevistos. Por isso, além de valores limites para gastos, é importante que conste como esses gastos serão feitos, se serão no cartão coorporativo ou de outra maneira, o que o colaborador deve fazer se acaso surgir algum problema, como serão apresentados comprovantes de gastos, etc.
Também deve ser reponsabilidade do departamento de gestão de viagens, e devem constar no documento de política de viagens, os procedimentos de solicitação e autorização para que a viagem aconteça. Ou seja, tudo que se refere à viagem corporativa deve constar no documento de maneira minuciosa, e os colaboradores devem estar cientes desse conteúdo, para evitar mal-entendidos.
O que é necessário analisar para criar a política de viagem corporativa?
Cada empresa tem suas particularidades e o documento deve ser redigido levando em consideração a real situação da organização. Mas alguns fatores são comuns e devem ser considerados na criação do documento de política de viagens, como a realização de uma análise profunda na rotina, pessoal e regimento interno.
Assim, para iniciar, converse com os departamentos que necessitam das viagens corporativas, para estudar suas necessidades e expectativas, e comece a construir o documento. Assim você terá certeza de estar criando algo que realmente vai ajudar, ao invés de criar um documento que foge da realidade da sua corporação.
Adequação da política de viagens para a sua empresa
Ao iniciar a execução da política de viagens na sua empresa você deve analisar dois fatores importantes: a adequação dessas regras aos limites da organização e a adequação dessas regras à cultura organizacional já existente.
Na hora de realizar a criação do documento é preciso analisar orçamento, pessoal, logística da empresa, e se ater à realidade, para que as regras possam de fato ser seguidas, se não será um trabalho sem fundamentos. Deve-se analisar os limites da organização em relação às regras estipuladas, e quais são as expectativas de retorno das viagens.
Outra análise que deve ser feita é a adequação da política de viagens à cultura organizacional já existente. Esse é um problema que por muitas vezes impede que a política implantada seja bem-sucedida. As regras determinadas no documento devem seguir as diretrizes de administração da empresa, alinhadas com os limites e princípios referentes ao que a empresa já é e em como atua no mercado.
Outros pontos a serem estudados e levados em consideração na hora de criar a politica de viagens corporativas são: a definição de um orçamento – que deve ser algo real, que não prejudique a empresa ou ao colaborador –; diretrizes de como escolher o colaborador que irá às viagens; inclusão dos procedimentos de segurança a serem seguidos na viagem, e as regras de comportamento exigidas do colaborador.
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