As viagens corporativas fazem parte do dia a dia dos negócios, não é mesmo? Elas são feitas por funcionários de uma organização, em nome da empresa, em ambientes externos ao ambiente de trabalho.
Nos eventos corporativos são realizados diversos tipos de atividades, como workshops, congressos, visitas a clientes e reuniões com parceiros, para expandir o negócio, conquistar novos mercados e captar clientes.
Mas, para que as viagens corporativas ocorram conforme o esperado, é necessário que a empresa tenha uma política de viagens bem definida. Nela, são definidas diretrizes para que o processo de viagens de uma empresa atinja o objetivo.
Pensando nisso, no blog de hoje vamos te apresentar por que é necessário ter uma política de viagens corporativas em sua empresa. Continue lendo!
O que é uma Política de Viagens Corporativas?
A política de viagens corporativas é uma espécie de guia estruturada com várias regras padronizadas que visam garantir que a viagem seja feita de maneira segura e dentro dos limites permitidos pelo orçamento da empresa.
Além disso, a política de viagens permite ter um maior controle financeiro, pois define as diretrizes dos gastos com passagem, hospedagem, alimentação, transporte e várias outras despesas.
Por isso, é fundamental planejar a viagem com antecedência, analisando todos os detalhes, para evitar imprevistos que possam ocasionar em custos desnecessários.
Desta maneira, as viagens corporativas precisam ser feitas por funcionários que conheçam bem os propósitos da empresa, para a representar da melhor forma possível e alcançar os resultados desejados.
Por que a política de viagens é necessária para as viagens corporativas?
A política de viagens é fundamental para as empresas desenvolverem estratégias para reduzir gastos e economizar com a viagem de negócios. Portanto, é fundamental que a política de viagens:
- Tenha parcerias com outras empresas como rede de hotéis, locadoras de veículos, restaurantes, companhias aéreas e entre outros;
- Seja clara, objetiva e realista, respeitando a realidade e a cultura da empresa;
- Faça a solicitação dos relatórios detalhados de todos os custos;
- Estabeleça um orçamento máximo para todos os gastos;
- Possua uma política específica para reembolso de despesas de viagens e uma política de proteção contra fraudes;
- Permita que a viagem seja planejada com antecedência e leve em conta os objetivos e a quantidade de dias necessários;
- Considere os imprevistos, como voos e reuniões canceladas;
- Aplique toda a tecnologia disponível que simplifique a gestão de despesas e viagens;
- Defina as regras para cada tipo de visto de viagem e para os processos de solicitação, aprovação e prestação de contas;
- Invista em um seguro de saúde caso tenha gastos emergenciais.
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Como você percebeu, a política de viagens de uma empresa é fundamental para o planejamento, pois com ela a viagem pode sair conforme o planejado.
Essas viagens normalmente fazem parte do roteiro de uma empresa e devem ser feitas com antecedência para caber no orçamento empresarial.
Sendo assim, a Conextravel possui expertise em viagens corporativas, elaborando roteiros objetivos e respeitando as políticas de viagem de cada cliente.
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