As viagens a trabalho ou viagens corporativas, fazem parte da rotina de muitas empresas. Afinal, colaboradores específicos realizam esse tipo de viagem, a fim de representar a empresa em situações externas ao ambiente de trabalho. Por exemplo: congressos, eventos, cursos, reuniões com parceiros e clientes e visitas a fornecedores.
O grande objetivo das viagens corporativas é o aumento dos negócios e assim, a conquista de novos mercados. O colaborador nomeado deve ser aquele que conhece profundamente a empresa e seus propósitos para que, assim, consiga representá-la de forma fiel e responsável.
Faça um planejamento para a sua viagem corporativa
Para realizar essas viagens é preciso ter um bom planejamento de tarefas para evitar algumas dores de cabeça como por exemplo, gastos desnecessários e má gestão do tempo. No geral, se feitas com um roteiro estratégico e preciso, esse tipo de viagem pode trazer diversos resultados positivos para a empresa a curto, médio e longo prazo.
Como esse planejamento não é tão simples e requer tempo para organização das atividades a serem realizadas na viagem, muitas empresas estão optando pela terceirização dessa atividade por uma agência especializada para que tudo ocorra dentro do esperado e os resultados positivos sejam alcançados.
Desse modo, a empresa conta com um serviço personalizado e experiente, sem necessitar ocupar parte do tempo de algum colaborador para realizar tal tarefa, gerando uma sobrecarga de funções.
Descubra a seguir algumas das principais vantagens de contratar uma agência especializada em gestão de viagens corporativas.
1. Controle financeiro
Passagem, hospedagem, alimentação e transporte são gastos fixos de uma viagem e que precisam ser bem planejados para evitar despesas além do que o orçamento da empresa permite. A agência de viagens faz uma pesquisa de preços e planeja o roteiro considerando todos esses pontos e buscando sempre as melhores opções para sua empresa. Afinal, o intuito da viagem é trazer resultados positivos e não prejuízos.
2. Gestão burocrática
Uma das partes mais chatas, não é verdade? Lidar com processos é sempre o pior momento do planejamento de uma viagem. Além de ocupar bastante tempo, pode também ser motivo para estresse. Por isso, a agência fica responsável por resolver todos esses detalhes: compras, pagamentos, reservas, aluguel, documentos, seguro viagem, entre outros.
3. Suporte e monitoramento
Imprevistos sempre acontecem, concorda? Precisar antecipar a volta, perder a bagagem, necessitar de atendimento médico, são inúmeras as situações que fogem do nosso controle. A agência de viagens conta com uma equipe a postos 24 horas para ajudar em todos esses momentos inesperados, além de monitorar horários e atividades para garantir maior segurança.
4. Alinhamento à política interna de viagens corporativas
A política de viagens de uma empresa é uma espécie de guia que traz uma série de regras padronizadas que as empresas devem criar para garantir que a viagem corporativa seja feita de forma responsável, segura e dentro da estimativa de orçamento proposta.
Assim, a agência especializada atua para que a política de viagens seja seguida à risca. E caso sua empresa ainda não tenha esse guia definido, a agência ajuda no processo de criação, de forma que ele seja financeiramente compatível com a situação do contratante.
5. Satisfação do colaborador
É essencial que o colaborador tenha uma viagem bem planejada, com conforto e segurança, pois isso o motiva ainda mais. A falta de organização pode acabar resultando em baixa produtividade e desmotivação. Assim, as metas traçadas ficam em segundo plano.
Ainda tem dúvidas sobre o assunto e quer saber mais detalhes? A Conextravel tem vasta experiência nesse tipo de viagem, desde o planejamento, até a estadia e o retorno. Fale conosco agora mesmo.
