O planejamento antecipado facilita muito qualquer tipo de viagem, inclusive as corporativas. Mesmo que as próximas viagens a trabalho na sua empresa demorem a acontecer, é possível começar a se preparar desde já. E uma parte integral disso é a definição de uma política de viagens.
É importante ter uma política de viagens bem estabelecida e organizada porque essa é a maneira mais adequada para evitar infortúnios. Além disso, seu negócio tem menos despesas desnecessárias e outros problemas na hora de fechar as contas a partir do cumpprimento de uma política de viagens.
Como a política de viagens afeta seus gastos?
Independentemente do tipo de viagem corporativa, há uma série de regras que precisam ser seguidas para um controle melhor dos gastos, incluindo orientações relacionadas a pagamentos, entre outros fatores. Essas normas são extremamente importantes porque diminuem a quantidade de problemas relacionados à viagem, como gastos excessivos e confusões na hora de comprovar o que foi feito.
Para quem está inserido no universo de administração de empresas, a resposta pode ser um tanto óbvia. Contudo, nem todos estão familiarizados com essa área. Imagine que você possui uma empresa de tecnologia e precisa mandar pelo menos 5 de seus funcionários para um evento internacional de lançamento de smartphones. Os custos que incluem passagens, seguro viagem, gastos com alimentação e hospedagem, entre outros, são pagos a partir do caixa da empresa.
Agora, imagine se não houver uma política de viagens, principalmente para casos corporativos. E se os funcionários gastarem o quanto quiserem durante o percurso? Automaticamente, o que era para ser algo lucrativo, pode se tornar uma grande dor de cabeça.
Por que a política de viagens faz a diferença?
Cada companhia deve ter uma política de viagens clara e criada com base nas próprias necessidades. Ela deve levar em conta o tamanho do negócio e o perfil das viagens. Esses fatores determinam a flexibilidade desse conjunto de diretrizes a ser seguido pelos funcionários quando precisarem trabalhar em outro destino.
Por meio da política de gastos, é possível ter dados mais organizados referentes aos investimentos. Assim, a companhia pode garantir a eficácia dos processos de deslocamento. Trata-se de uma espécie de guia contendo direitos e deveres da empresa e dos colaboradores em relação a viagens.
A partir desses parâmetros em comum a todos os viajantes da empresa, é possível padronizar os comportamentos com o intuito de controlar as despesas e evitar erros. Para tanto, é necessário que a política de viagens tenha um formulário para as pessoas prestarem contas e normas para os gastos serem aprovados. Também é fundamental que a política de viagens inclua um código de conduta e um regimento interno.
A Conextravel ao seu lado
A Covid-19, doença conhecida como novo Coronavírus, tem afetado viagens corporativas para qualquer destino. Por causa dela, é necessário aproveitar o tempo sem poder viajar para fazer coisas como repensar processos. Isso inclui revisar a política de viagens da sua empresa. É o momento ideal para começar a se antecipar bastante. Além disso, trata-se de uma oportunidade de planejar viagens corporativas que serão realizadas só depois que viagens forem autorizadas novamente.
Para saber a melhor forma de agir e ter um planejamento mais produtivo, entre em contato com a Conextravel. Podemos te ajudar a melhorar suas viagens corporativas. Nossos profissionais estão à disposição pelo atendimento on-line!
