Você já pensou em incluir um cartão corporativo na sua empresa? Saiba que essa é uma alternativa muito prática que, certamente, auxiliará na gestão de gastos dos colaboradores, e também nas viagens corporativas. Mas, afinal, o que é o cartão corporativo?
Estamos falando de algo parecido com um cartão de débito ou crédito de pessoa física. No entanto, o cartão corporativo é vinculado com as contas da empresa, e pode ser disponibilizado para os gestores e demais colaboradores dentro de uma organização. Isso significa que ele possui limite de gastos, mas o que o diferencia é que a companhia pode contar com benefícios diversos, como maiores prazos para pagamento e taxas mais amigáveis do que os cartões tradicionais, tudo de acordo com o seu banco.
Outros fatores que podemos citar é a questão do controle de gastos. O cartão pode ser disponibilizado para os colaboradores utilizarem, sempre de acordo com a política de gastos da mesma. Assim, é possível facilitar os reembolsos e ter controle sobre gastos e receber todas as despesas e informações em uma única fatura.
Como o cartão corporativo pode melhorar a organização de gastos
Um cartão de crédito permite que você consiga ver um relatório de todas as despesas discriminadas. Além disso, o responsável pela área financeira pode acompanhar, em tempo real, o que está sendo gasto e se as despesas estão dentro do previsto no orçamento daquela viagem, por exemplo. Isso é uma grande comodidade para sua empresa.
Uma prática comum é quando é necessário fazer o reembolso para o colaborador. Com o cartão, é possível que a empresa fique diretamente responsável pelo pagamento, sem que o funcionário precise pagar as suas despesas com o próprio cartão pessoal.
O cartão de crédito corporativo também ajuda sua empresa na descentralização da compra, ou seja, seus colaboradores têm mais autonomia para comprar e fazer a gestão dos próprios gastos sem que haja uma burocracia desnecessária. É o caso da emissão de passagens aéreas, reserva de hotéis, traslados, etc.
Apesar das facilidades que o cartão traz para sua empresa, é importante tomar alguns cuidados. Lembre-se de incluir na política de viagens da sua empresa o uso do cartão de crédito corporativo.
Fique atento aos seguintes itens relacionados ao cartão corporativo:
Despesas com moedas estrangeiras
Isso vale para empresas que precisam fazer viagens internacionais recorrentes, ou o pagamento de softwares e outras plataformas em Dólar ou Euro, que são moedas em constante flutuação e podem pegar você desprevenido. O valor é convertido em reais com o câmbio da operadora de cartão de crédito no dia da compra, e não mais no fechamento da fatura.
Relatório de gastos
Às vezes, os gastos que aparecem na fatura ou no sistema de gerenciamento da empresa não são claros o bastante. Por isso, ainda que a fatura única centralizada seja uma grande aliada, os relatórios de gastos, principalmente em viagens e outros eventos corporativos, podem ser necessários para evitar complicações com o financeiro, como despesas fora do orçamento. Além disso, orientar os colaboradores a manter esse controle, bem como guardar notas fiscais, é algo a ser trabalhado dentro das políticas da empresa.
Uma assessoria em viagens corporativas, como a Conextravel, pode te ajudar na gestão desses gastos para a empresa, dando suporte e oferecendo ferramentas para facilitar a compra e reserva de passagens e outros itens. Nós também auxiliamos na questão dos relatórios e conciliação financeira dos cartões. Quer saber mais sobre gestão de viagens corporativas? Entre em contato conosco!
