As viagens corporativas – aquelas feitas por colaboradores de uma empresa a fim de representá-la em ocasiões como eventos, cursos, workshops, congressos, reuniões – devem ser feitas por profissionais bem preparados, que entendam o propósito da viagem e os objetivos da empresa, seja ele captação de clientes, expansão de mercado, entre outros, para que seja bem-sucedida. Preparar uma viagem corporativa pode se tornar um processo desgastante se não houver organização e um bom planejamento. O respeito às políticas internas de viagens da empresa deve ser priorizado a todo o momento para evitar gastos desnecessários e possíveis excessos, bem como garantir que os resultados esperados sejam alcançados de forma plena.
A empresa deve garantir que o colaborador viaje com segurança. A preparação do profissional que irá realizar a viagem é fundamental para que ele consiga enfrentar todas as situações que possam vir a ocorrer durante seu translado e estadia no local de destino. Listamos abaixo algumas dicas importantes que podem te ajudar. Olha só!
1. Crie uma checklist
Já pensou viajar por horas, chegar ao local de destino, e perceber que esqueceu algum item importante que não poderia ter ficado para trás? Imaginamos que você não quer passar por isso. Portanto, sugerimos que crie uma lista com tudo o que é preciso estar na sua mala.
Quem realiza viagens corporativas geralmente necessita ter em mãos itens como notebook, carregadores, pendrives, portfólios, documentos, entre outros. Esteja atento para anotar cada detalhe e não esquecer de levar o essencial para que consiga trabalhar.
2. Elabore metas
Ter claro os objetivos da viagem corporativa e a importância de cada etapa a ser realizada é essencial para que resultados positivos sejam alcançados. Por isso, criar metas é uma boa dica para os funcionários que fazem viagens corporativas, além de ser uma forma de incentivá-lo a buscar tais objetivos. Assim, conseguirá ter um desempenho satisfatório e sucesso na viagem.
3. Cumpra a agenda
Busque sempre respeitar os horários, pois além de serem deselegantes, os atrasos podem prejudicar todo o cronograma de atividades do dia, causando estresse e perda de tempo. Confira sempre a hora de cada tarefa a ser realizada, cheque com as demais pessoas envolvidas se as datas e horários estabelecidos permanecem iguais.
Ter um cronograma bem estruturado é sinônimo de alta produtividade no trabalho. Portanto, essa é uma dica extremamente importante, tendo em vista que os atrasos podem significar mais dias de viagem e, consequentemente, mais gastos.
4. Estabeleça conexões
As viagens corporativas são uma ótima oportunidade para praticar networking. Nas viagens corporativas o funcionário costuma ficar em ambientes com clientes e parceiros em potencial, uma situação que permite estabelecer conexões com pessoas que possuem os mesmos objetivos e interesses que sua empresa.
Desse modo, há a possibilidade de criar uma rede de contatos para futuros projetos e parcerias de negócio. Não perca essa chance! Estabeleça contatos estratégicos.
5. Preze por uma boa gestão de gastos
Colocar tudo na ponta do lápis! Uma expressão que na prática funciona muito bem. Para economizar e evitar gastos além do previsto pela política de viagens da empresa é importante que o colaborador detalhe todos os gastos durante a viagem (alimentação, transporte, hospedagem, seguros, etc) para que consiga ter um melhor controle das despesas.
Essa atitude simplifica o processo de reembolso, ajuda a avaliar o sucesso da viagem, auxilia a empresa a ajustar o orçamento de gastos com viagens, entre outros.
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