Viagens a trabalho são a realidade de muitas organizações e, por isso, precisam ser bem aproveitadas, visto que há um investimento por vezes bastante considerável por parte da empresa. Geralmente essas viagens são feitas com o intuito de capacitar os colaboradores, para realizar pesquisas de campo ou para reuniões com o propósito de expandir os negócios. Porém, para que as viagens corporativas atinjam seu objetivo principal é preciso que o colaborador esteja alinhado com as regras estipuladas pela firma e saiba realizar um bom planejamento para que a viagem seja um sucesso!
O que é responsabilidade da empresa durante viagens corporativas?
As viagens a negócio visam colher bons frutos, como abrir o leque de investimentos ou até mesmo vender o empreendimento para outros locais. Contudo, o bem-estar e a segurança do colaborador não podem ficar de lado. Por isso, durante essa estadia a empresa tem o dever de se responsabilizar por:
- avisar ao colaborador previamente que ele precisará estar presente na viagem;
- arcar com passagens e hospedagens;
- adicionar o colaborador no seguro-viagem;
- explicar a política de viagens da empresa e os limites de gastos;
- adiantar dinheiro ou arcar com os reembolsos (perante nota fiscal).
Dicas de boas práticas para viagens a negócios
Apesar de ser constante em algumas empresas, as viagens corporativas geram um custo alto para elas. Então, para que seja possível uma redução de gastos e um melhor aproveitamento da viagem, há algumas dicas que contribuem para que a viagem se torne mais tranquila e barata. Confira:
- Compre passagens e reserve o hotel com antecedência! Se for uma viagem planejada esse é o ponto principal. Se for comprada antes, as chances de conseguir uma promoção ou utilizar milhas são bem maiores. Além disso, a firma pode adotar o self booking, que contribui para uma viagem empresarial melhor planejada e com uma redução de custos maior.
- Tenha convênios para hotéis! Esses convênios tendem a ajudar muito na hora das viagens corporativas, sobretudo se essa for uma prática constante na sua empresa. Com uma parceria firmada com alguma rede de hotel é possível ter tranquilidade e facilidade na hora de reservar, afinal, vocês são parceiros!
- Sempre opte por aquilo que se enquadra com a viagem realizada, não pelo que está mais popular. As necessidades do seu colaborador e da sua empresa podem não ser compatíveis com o que está em alta no mercado. Com isso, pode-se economizar um pouco mais e garantir a eficiência da viagem!
- Sempre renove a política de viagens da sua empresa. Assim, o risco de prejuízos ou danos diminui drasticamente. Essa política de viagens é o guia para toda e qualquer viagem corporativa. Estipule bem os limites e honre com seus deveres.
Nem sempre as viagens corporativas são tarefas fáceis de serem realizadas, principalmente quando acontecem em cima da hora. Para te ajudar, conte com a Conextravel! Estamos há mais de vinte anos no mercado contribuindo para a redução dos custos operacionais com viagens corporativas. Entre em contato para saber mais.
