Esse é um assunto muito importante e deve ser tratado minuciosamente, pois tudo que envolve custos, deve ser detalhado, ainda mais em se tratando de reembolso, pois regras devem ser estabelecidas e seguidas. E então, como anda a política de reembolso da sua empresa?
Ao abrir uma empresa, expandir os negócios ou fazer reestruturações, é necessário detalhar e criar uma política sólida e bem feita de reembolso. Isso garante mais estabilidade financeira e organização. Principalmente quando o assunto for as viagens corporativas. Normalmente essas viagens são bombardeadas por imprevistos, mudanças de última hora e muitos outros fatores que fazem com que os colaboradores solicitem o reembolso do valor pago de seus bolsos em momentos de trabalho.
Sabendo disso, a política de reembolso da empresa deve estar muito transparente às pessoas que estão solicitando seu direito. Cada colaborador da empresa deve saber de imediato como proceder nesses casos. E para ter essas diretrizes bem traçadas, preparamos um check-list para você:
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Defina os principais pontos que NÃO há a possibilidade de reembolso
Esse ponto é necessário para que os colaboradores tenham ciência de que nem tudo levará a recuperação do dinheiro investido, e não é uma postura egoísta, mas sim necessária, como um aprendizado. Por exemplo, caso de gastos desnecessários ou de lazer pessoal não pode haver reembolso, pois é uma decisão tomada por uma única parte (ou sem aviso prévio). Outros pontos podem ser acrescentados a esse regulamento, desde que tenham embasamento.
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Preparar documentos padrões para consulta geral
É necessário elaborar documentos padrões, para que haja um retorno formalizado, pedido que o solicitante informe nome completo, o serviço que foi custeado e os motivos pelos quais a pessoa deseja o reembolso.
As informações que serão obtidas ajudará a identificar quem é o colaborador (a) e os motivos da solicitação. Dessa forma, já adiantará o processo, sem necessariamente dar uma resposta de imediato sobre o assunto. Tendo mais tempo para analisar o pedido.
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Estabelecer período de análise para a solicitação de reembolso
Esse ponto é imprescindível, pois o solicitante entenderá que é necessário aguardar a aceitação ou não do pedido. Além de dar tempo aos funcionários de estudar o caso e aprovar ou não o reembolso.
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Documentos necessários para reembolso
Após análise e resultado, caso seja acatado o reembolso é importante definir quais as documentações serão necessárias para dar andamento ao processo e que comprovem o valor gasto. Também é importante deixar comunicações prontas para agilizar o processo e não precisar digitar os nomes das documentações sempre que os clientes tiverem seus reembolsos aprovados. Os documentos mais comuns a serem apresentados são as notas fiscais ou recibos encaminhados por e-mail ou outra plataforma que fique registrado o envio das propostas.
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Definir limites orçamentários
Deixar pronto e pré-estabelecido um processo administrativo ou passo a passo para auxiliar colaboradores a planejar melhor os gastos. Levando em consideração os gastos essenciais, como transporte, alimentação e hospedagem. Por exemplo, em viagens corporativas, é necessário incluir possíveis gastos extras como jantares mais sofisticados para conversar com clientes grandes.
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Use a tecnologia
Parece meio vago, mas a tecnologia da informação faz toda a diferença quando o assunto é ter acesso aos colaboradores. Demonstrando que é possível encontrar alguns bons amigos na rede, além de ajudar na realização de etapas importantes nesse processo de reembolso.
Esses foram apenas alguns pontos, que são cruciais, na hora de elaborar um documento bem estruturado para o cumprimento de regras e normas na política de reembolso. Conheça a Conextravel e saiba mais sobre o assunto.
