As viagens corporativas fazem parte da rotina do mundo dos negócios. Elas são feitas por colaboradores de uma empresa com o objetivo de representá-la em locais externos ao ambiente de trabalho. Eventos, workshops, congressos, visitas a clientes e reuniões com parceiros são alguns exemplos em que as viagens corporativas podem ser acionadas. Elas têm como principal função a conquista de novos mercados, a expansão do negócio e captação de clientes.
Tais viagens devem ser feitas por funcionários que conheçam bem os propósitos da empresa para representá-la da melhor maneira possível e conseguir alcançar os resultados desejados.
Além disso, as viagens devem ser planejadas em alinhamento com a política interna de viagens corporativas da empresa e precisam ser pensadas e executadas de forma a aproveitar ao máximo o tempo dos colaboradores.
A seguir nós explicamos o que é e como funciona esta política. Também listamos algumas dicas de como economizar com viagens corporativas através da política de viagens.
O que é a política de viagens?
Trata-se de uma espécie de guia estruturado com uma série de regras padronizadas que visam garantir que a viagem seja feita de forma responsável, segura e dentro dos limites de gastos permitidos pelo orçamento da empresa. A política de viagens permite ter um maior controle financeiro, pois ela define as diretrizes dos gastos com passagem, hospedagem, alimentação, transporte, entre outras despesas.
É essencial planejar a viagem com antecedência e avaliar todos os detalhes para evitar imprevistos que possam resultar em custos que poderiam ser evitados.
Como a política de viagens pode auxiliar na economia em viagens corporativas?
A política de viagens é fundamental para que as empresas desenvolvam estratégias para reduzir gastos e economizar com viagens a negócios. Para isso, é importante que ela:
- Estabeleça parcerias com outras empresas (rede de hotéis, locadoras de veículos, restaurantes, companhias aéreas, etc);
- Seja clara, objetiva e realista;
- Respeite a realidade e cultura da empresa;
- Solicite relatórios detalhados de todos os custos;
- Estabeleça um orçamento máximo para cada um dos gastos;
- Contenha uma política específica para reembolso de despesas de viagens e uma política de proteção contra fraudes;
- Permita planejar a viagem com antecedência;
- Leve em consideração os objetivos e a quantidade de dias necessários;
- Considere imprevistos (voos e reuniões cancelados, atrasos, acidentes, entre outros);
- Aplique tecnologia que simplifique a gestão de despesas e viagens;
- Considere os diferentes perfis de viajante (cargo, setor, benefícios específicos);
- Defina regras para cada tipo de custo de viagem;
- Estabeleça regras para os processos de solicitação, aprovação e prestação de contas;
- Invista em um seguro saúde para possíveis gastos emergenciais.
Gestão de viagens corporativas da Conextravel
Para que a viagem saia dentro do planejado e respeitando a política interna da empresa é fundamental contar com o auxílio de uma agência especializada. A Conextravel acompanha as tendências de tecnologia do mercado de turismo, oferecendo as melhores soluções para os nossos clientes.
Possuímos mais de 20 anos de experiência na área e dispomos de uma equipe altamente qualificada para prestar auxílio para sua empresa. Confira algumas vantagens:
- A Conextravel tem expertise em viagens a negócios;
- Elaboramos roteiros objetivos, respeitando as políticas de viagem;
- Oferecemos uma gestão com foco no melhor aproveitamento dos custos;
- Buscamos reduzir os custos através da implantação de uma política de viagem nas compras de passagens aéreas, locação de carros e hospedagens dos colaboradores;
- Promovemos controle de gastos através de relatórios customizados que analisam todos os custos com viagens;
- Disponibilizamos um consultor para os atendimentos de sua empresa.
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