O planejamento é essencial para garantir o sucesso das viagens corporativas da sua empresa. Ao deixar essa etapa para a última hora, você corre o risco de ter que lidar com mais problemas e imprevistos. Por isso, é importante conhecer as vantagens de planejar viagens corporativas com antecedência.
Apesar da pandemia do novo Coronavírus ter afetado os planos de muitas empresas, isso não quer dizer que elas não possam se preparar para as próximas viagens desde já, mesmo que as datas sejam só para daqui a alguns meses. Isso pode ser encarado como uma oportunidade para assegurar uma organização antecipada, aumentando a chance de obter os resultados esperados e de evitar contratempos e até perda de dinheiro.
Veja a seguir os principais benefícios de planejar viagens corporativas com antecedência:
1. Mais tempo para a organização financeira
Quando a companhia para a qual você trabalha tem mais tempo para se organizar financeiramente, é possível definir as despesas com bastante antecedência. Assim, sua empresa pode pesquisar mais opções para escolher as possibilidades que proporcionem gastos menores a ela, o que inclui desde o preço de passagens até a hospedagem no destino selecionado.
Se a viagem em questão for internacional, aí é que você precisa de mais tempo mesmo para preparar todos os detalhes sem pressa. Em geral, viagens corporativas em outros países requerem um preparo mais antecipado devido à eventual burocracia da autorização para a entrada no país. Dependendo de onde será a experiência, cada viajante precisa passar pelo processo de tirar o visto, o que costuma levar semanas ou até meses.
2. Menos custos
Viagens de última hora geralmente fazem a empresa ter que escolher as opções disponíveis e nem sempre elas são variadas ou as mais atrativas na véspera da ida ao destino. No caso das passagens, por exemplo, quanto maior é antecedência da aquisição, mais chances sua organização tem para encontrar valores menores. Isso vale para vários outros serviços, incluindo o agendamento de hotéis.
3. Maior autonomia na escolha das datas
Outra vantagem é a possibilidade de ter mais opções de datas para programar a viagem. É muito mais provável que sua empresa terá uma quantidade maior de dias e horários disponíveis se a seleção ocorrer meses antes da viagem. Assim, dá para optar pelas alternativas mais adequadas para seus colaboradores em cada oportunidade. Dessa maneira, é possível proporcionar mais flexibilidade ao resto do planejamento.
4. Mais tempo para providenciar os documentos
Comprovação de vacinas, passaportes e visto são alguns dos documentos que tendem a ser exigidos para viagens internacionais. Separar tudo isso leva tempo, não é mesmo? Porém, viagens dentro do Brasil também precisam de cuidados com a documentação. Então, todo tempo a mais que sua companhia tiver será bem-vindo.
Ao se planejar com antecedência, você consegue toda a documentação necessária para a viagem, sem passar por sufoco. Dessa forma, a probabilidade de ter que cancelar viagens em função da falta de determinado documento é muito menor. Com um agente de viagens te auxiliando, é possível se certificar de que nada faltará. E o melhor: com o mínimo de preocupação para você!
5. Maior chance de cumprir à risca a política de viagens
A implementação da política de viagens é indispensável para um melhor controle dos gastos. Ao definir todos os detalhes dessas normas com bastante antecedência, há uma garantia maior de que os dados serão organizados com mais eficácia. Isso facilita a experiência dos colaboradores, principalmente em relação ao controle das despesas do deslocamento.
Quando surgir algum imprevisto, os funcionários saberão como agir da melhor forma possível. Além disso, um tempo maior para checar as informações e prever eventuais obstáculos serve para simplificar a resolução dos mesmos, caso apareçam.
Você e a sua empresa podem contar com a Conextravel para planejar suas próximas viagens corporativas. Estamos à sua disposição para te ajudar na conexão entre sua empresa e seus clientes, incluindo neste momento de crise. Fale conosco clicando aqui.
