Viagens corporativas são uma parte importante do dia a dia de empresas, independentemente do ramo de atuação, e é fundamental garantir que todas as suas etapas aconteçam sem problemas. Para te ajudar, preparamos algumas dicas para você evitar fraudes nesse tipo de situação.
As fraudes mais comuns em viagens a trabalho podem ser exemplificadas pela falta de gastos ou por informações contrastantes nas notas fiscais. Outro exemplo é quando o colaborador acrescenta gastos pessoais no pedido de reembolso. Além disso, uma situação que pode acontecer é o orçamento da empresa para aquela viagem ser extrapolado em serviços e produtos premium.
Esses problemas podem acabar comprometendo a imagem da empresa e dos seus colaboradores, resultando em uma série de conflitos internos. Por outro lado, é possível evitá-los colocando em prática algumas atitudes relativamente simples. Confira!
Criação de política de gastos e reembolsos corporativos
Uma política de gastos e reembolsos nada mais é que um documento à disposição dos colaboradores no qual estão todas as informações relevantes a respeito dos custos em relação às viagens corporativas. É fundamental que, nessa política, esteja detalhado aquilo que é considerado como gastos pessoais e gastos corporativos. Além disso, a documentação precisa definir casos em que é ou não permitido utilizar o cartão ou o carro da empresa, por exemplo.
Também é importante incluir pontos como características dos serviços que podem ser utilizados de acordo com o perfil de cada viagem e viajante, máximo de gastos, o que é coberto ou não pela empresa, entre outros itens que a companhia achar relevante. Assim, uma série de problemas e fraudes resultantes de confusão podem ser evitados. E essa política deve ser relembrada aos colaboradores sempre que forem viajar.
Clareza na comunicação com os funcionários
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Além da política de gastos e reembolsos, é fundamental que a empresa tenha uma comunicação clara com os seus colaboradores. Busque saber, por exemplo, quais são as maiores necessidades deles durantes as viagens corporativas.
Ao detectar uma fraude, é necessário investigar e saber o que levou o funcionário a ter aquela atitude também, justamente pelo fato de que mal entendidos e erros acontecem. A comunicação clara entre ambas as partes gera uma relação de confiança, o que é de extrema importância.
Automatização de processos
Pode ser interessante, tanto para os colaboradores quanto para a empresa, a utilização de softwares ou sistemas ERP que automatizam os processos de reembolso em viagens, permitindo que o colaborador envie fotos dos comprovantes no momento do gasto ou que despesas nos cartões corporativos sejam acrescentadas automaticamente ao relatório.
Dessa maneira, é possível evitar perdas, ajudar o meio ambiente e permitir que a companhia tenha um controle maior dos gastos, além de automatizar os processos de análise desses documentos.
Atenção na elaboração de relatórios
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Nem sempre as fraudes acontecem por má fé dos funcionários. Elas podem ser decorrentes de erros na elaboração dos relatórios de gastos. Por isso, a utilização de sistemas de automatização de processos pode facilitar o trabalho de todos e prevenir equívocos.
Contratação de empresas especializadas em viagens corporativas
Uma das melhores formas de evitar fraudes em viagens corporativas é justamente já ter uma viagem organizada dentro do orçamento disponível e com tudo organizado antecipadamente, incluindo a definição de hotéis e transporte. Isso pode ser feito a partir da contratação de empresas especializadas nesse serviço, como o que a Conextravel oferece.
Outro ponto positivo de se ter a nossa assessoria é que, durante emergências, o funcionário terá todo o suporte necessário, enquanto seus responsáveis não precisarão se preocupar. Quer saber mais sobre esses benefícios e como contratar esses serviços? Entre em contato com um dos nossos agentes de viagens.