Dicas para evitar problemas em eventos corporativos

Reuniões internas, lançamentos de produtos e celebrações corporativas são alguns dos tipos de eventos realizados por empresas. Para que eles aconteçam conforme o esperado, é necessário saber como evitar problemas, inclusive considerando as mudanças no cenário provocadas pela pandemia da Covid-19.

Por que eventos corporativos são importantes?

A realização de eventos corporativos pode ser muito vantajosa para companhias. Um dos motivos é a possibilidade de divulgar a marca, mesmo quando isso não for o foco da participação. A divulgação acontece tanto por meio de recursos como mídias sociais quanto pelo tradicional boca a boca. 

Outra razão para organizações apostarem em eventos corporativos é a geração de networking. Essa conexão com pessoas de outras empresas proporciona vários benefícios, desde definir novas parcerias e atrair possíveis investidores até ser o pontapé para um eventual benchmarking. 

Além disso, eventos corporativos são importantes porque permitem que profissionais se desenvolvam. A capacitação contribui para o aperfeiçoamento de cada participante e ainda pode levar a resultados melhores quando as pessoas voltam à rotina de trabalho, tanto em ações diárias quanto em projetos esporádicos. 

Como evitar imprevistos em eventos corporativos

O planejamento com bastante antecedência ajuda bastante não só a evitar descuidos que possam gerar problemas, mas também a lidar com eventuais contratempos. Quanto mais preparado você estiver, maior é a chance de garantir melhores resultados. 

Abaixo você confere algumas dicas para se organizar melhores para eventos corporativos. Confira:

1. Infraestrutura

Mais do que a escolha do espaço ideal para o tipo de evento corporativo desejado, é fundamental considerar a disponibilidade da infraestrutura necessária. Isso vale para eventos convencionais, realizados em lugares como hotéis e espaços para convenções, por exemplo, e também para produções que precisem ser feitas on-line. 

O espaço ou a plataforma escolhidos devem oferecer condições para que todos os participantes tenham condições de cumprir suas funções, desde quem organiza até quem apenas assiste. Por isso, seu planejamento precisa incluir todos os fatores técnicos. 

A qualidade sonora, de imagens e de materiais usados interfere diretamente na forma como os participantes recebem e avaliam as mensagens passadas no evento. E, assim como em eventos presenciais, você pode pode usar recursos para customizar o ambiente de encontros corporativos on-line, o que também requer preparativos na infraestrutura. 

2. Fornecedores 

Independentemente do formato adotado, é indispensável manter uma lista atualizada de fornecedores de confiança, pois os serviços deles fazem a diferença no resultado. Eventuais atrasos na entrega de materiais podem ser evitados a partir de um planejamento que não deixe tudo para a última hora. 

Além de considerar o tempo de produção, leve em conta o tempo e as dificuldades para entrega e instalação, sempre deixando uma margem para possíveis atrasos em seu planejamento.

3. Acessibilidade 

Seja presencial ou virtual, seu evento deve oferecer condições para que todos os envolvidos possam acessar as mensagens compartilhadas. Por isso, é essencial apresentar tudo de forma acessível para quem vai participar. Sendo assim, avalie o que pode ser feito para garantir que ninguém saia prejudicado caso tenha algum tipo de limitação. 

No caso de eventos on-line, sua empresa deve escolher plataformas que sejam intuitivas e fáceis de navegar. E a quantidade de pessoas também é um fator que não pode passar batido, pois há opções que não possibilitam uma grande quantidade de participantes. Dependendo do tipo de evento, vale a pena optar por plataformas com recurso para dividir o encontro digital em grupos menores, por exemplo. 

4. Segurança

A partir de agora, as medidas preventivas de segurança são ainda mais cruciais, tanto para eventos presenciais quanto para os virtuais. A proteção de todos os envolvidos deve ser uma das prioridades no seu planejamento, oferecendo condições para que todos participem sem que a saúde das pessoas seja arriscada. Para tanto, esteja sempre atualizado com as recomendações da Organização Mundial da Saúde (OMS) e, se necessário, reforce cada medida antes e durante os encontros, adaptando sua política de viagens na fase de planejamento.

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