As viagens corporativas são muito relevantes no mundo dos negócios. Isso porque é a partir delas que fechamos novas parcerias, novos clientes surgem e são feitas reestruturações no trabalho com aqueles que já são clientes da empresa.
Mas estas viagens representam custos consideráveis, e por isso, precisam ter um bom planejamento. Hoje vamos falar sobre quais as principais despesas de uma viagem corporativa e qual a importância de manter estes gastos sob controle!
1. Passagens aéreas
As passagens aéreas representam um valor considerável nos custos das viagens corporativas. Geralmente elas são a parte mais cara, mas o valor pode sair mais em conta quando as compramos com antecedência. Antes de comprar passagens, faça uma pesquisa com muita paciência e bem antes da viagem.
2. Seguro-viagem para viagens corporativas
O seguro-viagem é um fator muito importante no planejamento de viagens, independentemente de serem corporativas ou não. Isso porque eles evitam custos muito altos em caso de adoecimento, na compra de remédios e consultas médicas. Geralmente estas despesas são muito elevadas em países como os Estados Unidos, por exemplo.
Atualmente, uma dica muito importante é contratar um seguro que cubra custos com o tratamento da covid-19. Mas para economizar de fato, você deve seguir as seguintes dicas:
- Opte por seguros com cancelamento grátis. Isso é muito importante porque a covid-19 trouxe ainda mais instabilidade para as viagens. Então, muitos voos são cancelados, países fecham fronteiras ou o passageiro pode se contaminar antes da viagem. Por isso, é muito importante que o cancelamento seja gratuito caso alguma coisa do tipo aconteça.
- Caso viaje mais de um colaborador, procure por opções de seguro-viagem em grupo. Isso vai trazer ainda mais economia.
- Verifique a cobertura dos seguros para evitar a contratação daqueles que incluem itens que você não precisará.
3. Hospedagem
A hospedagem também pode ser um custo alto e, algumas vezes, pode se igualar aos preços das passagens aéreas. Assim como nas passagens, a dica é fazer a reserva com antecedência. Pesquise por sites que façam comparações de preços.
4. Transporte em viagens corporativas
O transporte também deve ser considerado, pois o colaborador que vai viajar em nome da empresa precisa se deslocar para eventos, congressos, almoços e reuniões de negócios, por exemplo. Seja qual for o objetivo da sua viagem corporativa, haverá custos com transportes.
A grande dica aqui é alugar hospedagens próximas aos lugares onde estes eventos acontecerão. Assim, caso seja muito próximo, a necessidade de pegar um táxi ou outro meio de transporte deixa de existir.
Fique atento!
Lembre-se de que se a viagem for para fora do país, para a maioria dos destinos será necessário emitir um passaporte. Já o visto pode ser descartado dependendo do país de destino. Então, monte o seu planejamento pensando no país a ser visitado, incluindo o valor da moeda local.
5. Alimentação
A alimentação é um dos principais fatores que precisamos considerar na hora de planejar a viagem corporativa. Afinal, não podemos deixar os colaboradores vivendo de fast food, não é mesmo?
Optar por lugares mais acessíveis, que não são muito luxuosos, mas que oferecem qualidade nos alimentos, geralmente é a melhor estratégia.
6. Teto de gastos e prestação de contas
Estipule um teto de gastos, ou seja, determine um valor a ser gasto durante a viagem. Mas, para ter eficiência ao planejar esses valores, é muito importante passar por todas as etapas anteriores, considerando o que de fato pode ser cortado e o que é essencial.
Coloque no papel tudo o que explicamos e avalie a quantia que deverá estipular para os custos totais da viagem.
Planeje e economize suas viagens corporativas com a Conextravel
A Conextravel é uma empresa que trabalha com assessoria de viagens, incluindo todos os processos que envolvem a viagem corporativa. Compramos a sua passagem, reservamos os melhores hotéis e emitimos seus documentos. A você caberá apenas planejar as reuniões de negócio das quais os seus colaboradores participarão.
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