A elaboração de um relatório de despesas de viagens corporativas deve obedecer, a priori, a política de viagens corporativas da organização. Essa política deve prezar pela agilidade dos processos e redução dos custos.
Caso sua organização não tenha ou esteja no processo de criação de uma política de viagens, a padronização de rotinas é sempre uma boa ideia para melhoria dos processos. A mesma lógica se aplica à gestão de viagens corporativas, por meio do estabelecimento de um relatório de despesas padrão.
Elenque as despesas da empresa
Para começar, é preciso ter com clareza as despesas que são de responsabilidade. da empresa e que serão de responsabilidade dos colaboradores. A importância dessa fase é a eliminação de dúvidas sobre o que realmente é obrigação de cada parte.
Normalmente, as despesas corporativas estão elencadas na política de viagens. Mas caso haja dúvidas, pode-se considerar como despesas corporativas o pagamento de passagens, reservas de hospedagem, traslados, local de trabalho e alimentação.
O relatório deve conter informações simples, como o tempo da viagem até o destino, a motivação da iniciativa (treinamento, encontro com fornecedores, captação de colaboradores, entre outras possibilidades) e, claro, nome do colaborador envolvido.
O relatório deve trazer também itens consumidos e suas quantidades, discriminando valores de diárias de hospedagem, refeições e assim por diante.
Política de reembolso
Um planejamento que segue regras claras, inclusive de reembolso, constitui-se como uma das mais fortes medidas preventivas para a redução de custos em deslocamentos corporativos.
Esse planejamento ainda deve levar em conta as despesas que podem ser pagas com antecedência. O ideal é manter as despesas reembolsáveis no menor número possível.
Seja em um modelo pronto ou um criado de acordo com sua necessidade, o relatório de despesas tem que ser claro em suas prestações de contas o suficiente para servir de consulta e referência nos planejamento e tomada de decisões nos deslocamentos seguintes.
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