Os custos oriundos de viagens corporativas podem representar uma parcela significativa dos gastos de uma empresa. Porém, como parte da estratégia comercial, as viagens têm funções vitais para o desenvolvimento do negócio. Incluindo visibilidade da marca, expansão de mercado, capacitação profissional e aproximação com fornecedores e novos parceiros. Portanto, cortar o orçamento das viagens, não parece ser a melhor decisão. A boa notícia é que, com uma gestão eficiente do budget de viagens, é possível identificar e definir meios de controle e redução de gastos.
Neste post, explicamos o passo a passo para elaboração de orçamento e definição de gastos em viagens corporativas.
1. Liste todas as despesas
O primeiro passo é a elaboração de uma lista minuciosa contendo todas as despesas da viagem. Incluindo:
- Passagens
- Traslados
- Hospedagem
- Alimentação
- Seguro viagem
- Locomoção
É preciso conhecer todas as despesas para chegar aos custos de uma viagem. Sabendo disso, pode-se definir o orçamento do deslocamento e detalhar cada gasto. Vale ressaltar que cada viagem é única, entre outros fatores, há variações de duração, transporte utilizado e especificidades do destino. A partir do conhecimento dos gatos inerentes de cada deslocamento, pode-se utilizar os relatórios de viagem como base, você pode identificar uma média de custos das viagens.
2. Pesquise cotação de preços
Agora que você tem a lista de despesas, comece a pesquisar os valores relativos a cada item. Esse é um ponto trabalhoso porque os preços podem variar conforme o destino de cada deslocamento. A ideia é criar uma média de custo para as viagens. Você precisa analisar:
- Cotação dos valores de passagens
- Valores de diárias em hotéis
- Média de gastos com alimentação
- Tarifas de transporte ou locação de veículos
Formalize devidamente o valor médio de cada item. Essa seria uma base para a criação de uma política de viagens, onde está claro o quê e quanto (valores) é de responsabilidade da companhia. Além de versar sobre devolução e comprovação de despesa, entre outros itens pertinentes às viagens corporativas.
3. Calcule os valores diários
Pegue a calculadora e some todas as despesas. Você terá uma base de custos para os deslocamentos e ficará mais perto de definir o orçamento e estipular limites de gastos.
4. Definição de orçamento
A partir do cálculo simples realizado no passo anterior, você tem uma média do custo da viagem. Ao definir o orçamento, inclua os outros itens que ficaram de fora, como seguro viagem, locomoção na cidade, entre outros.
5. Conte com uma agência especializada
Uma das melhores formas de economizar nas viagens corporativas é contar com parceiros e fornecedores. De modo geral, agências de viagens corporativas contam com uma ampla gama de parceiros. Com preços especiais tanto para passagens, hospedagens e outros itens.
As agências podem contribuir com a agilidade dos processos de viagens desde o planejamento até a assistência 24h durante o deslocamento. Incluindo a elaboração de relatório detalhado com os gastos da viagem.
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